Đối với từng vụ việc cụ thể thì Hồ sơ bồi thường bao gồm một hoặc nhiều loại tài liệu sau:
6.1 Tài liệu do Chủ xe cung cấp trong mọi trường hợp:
(i) Giấy yêu cầu bồi thường ký bởi Chủ xe;
(ii) Tài liệu liên quan đến Xe Được Bảo Hiểm, Người Điều Khiển Xe (bản sao có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền hoặc bản photocopy có xác nhận của nhân viên BHV sau khi đã đối chiếu với bản chính) bao gồm:
- Giấy chứng nhận bảo hiểm và/hoặc Hợp đồng bảo hiểm và các thỏa thuận khác bằng văn bản (nếu có);
- Giấy đăng ký xe, giấy phép lái xe hợp lệ của Người Điều Khiển Xe;
- Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường phương tiện giao thông cơ giới đường bộ hợp lệ, trừ trường hợp Xe Được Bảo Hiểm lưu hành tạm thời có văn bản chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền hoặc hoạt động trong thời gian thực hiện thủ tục đăng ký, kiểm định lần đầu tiên tại Việt Nam.
(iii) Tài liệu chứng minh trách nhiệm đối với tổn thất hàng hóa, bao gồm:
- Hợp đồng vận chuyển hàng hóa;
- Tờ khai hải quan;
- Hợp đồng mua bán hàng hóa;
- Hóa đơn, chứng từ hợp lệ về giá trị hàng hóa;
- Các giấy tờ chứng minh chi phí cần thiết và hợp lý mà Chủ xe đã chi ra để ngăn ngừa, giảm thiểu tổn thất hay để thực hiện theo chỉ dẫn của BHV (nếu có).
(iv) Biên bản thỏa thuận/hòa giải (trong trường hợp hòa giải);
(v) Bản án hoặc quyết định có hiệu lực của Tòa án (nếu có);
(vi) Các tài liệu cần thiết để chuyển quyền cho BHV đòi bồi thường từ bên gây thiệt hại cho hàng hóa chở trên Xe Được Bảo Hiểm phát sinh trách nhiệm đối với BHV (trong trường hợp đòi người thứ ba).
6.2 Tài liệu do BHV phối hợp với Chủ xe để thu thập:
(i) Bản sao có xác nhận của cơ quan công an, bao gồm:
- Biên bản khám nghiệm hiện trường vụ tai nạn (nếu có);
- Sơ đồ hiện trường tai nạn, bản ảnh (nếu có);
- Biên bản khám nghiệm phương tiện liên quan đến tai nạn (nếu có);
- Thông báo sơ bộ kết quả điều tra ban đầu vụ tai nạn (nếu có);
- Biên bản giải quyết tai nạn (nếu có);
- Bản kết luận điều tra tai nạn (nếu có);
(ii) Biên bản giám định thiệt hại được các bên thống nhất.